第20回：Adobe Acrobat Sign
おっとり甘えん坊な後輩”悦男くん”（23歳）と、元気で物知りな先輩”直美さん”（28歳）の会話から、ＮＥＣのSMBマーケット向けソリューション群 『Partner's ORION』の各ソリューションについて、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます！
あれ？！悦男くん、今日は出社してるの？
はい！Ｂ社さんにこの前提案したClovernetクラウドネットワークとVoiceConnect、すぐ見積書が欲しいって。今日中に「社印」を押して届けなきゃいけないんです！
あらら。。。安全に自宅から会社にVPN接続、自宅でもスマホで内線が取れる！とコロナ禍の出社回避の提案をしている私たちが、ハンコのための出社なんて本末転倒よ！
我が社は「クラウド型電子サインサービス」を導入したんだから、それを使わないと！
ちゃんと勉強してからにしようって、サボってました。
なら、私がおしえてあ・げ・る！
電子契約は、本来は「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子化し、インターネット上で契約を締結、そのまま電子データとして企業のサーバーやクラウドストレージに保管できるの。社内だけでなく、社外のお客様や取引先含め紙運用から脱却できるから、需要が急拡大中よ。
場所や時間の制約も大幅になくなりますね。
そうよ。電子契約は、コスト面、業務効率化・生産性アップ、コンプライアンス面等、多くのメリットが見込めるのよ。我が社で導入している
「Adobe Acrobat Sign」で具体的に解説するね。
出社せずに自宅で電子サインができる上、コスト削減にも業務効率化にも直結するのよ。
電子ファイルは法律上、印紙税が課されないし、インターネット上でデータをやり取りするから、契約書の印刷や郵送も不要よ！
期末に急ぎバイク便で送るなんてことも無くなるんですね。
しかも、ペーパレス化で、印刷・製本・押印・封入・郵送といった作業も無くなるし締結した契約書データはサーバーやクラウドストレージに保管されるから、保管スペース・保管コストも不要、書面契約に比べて大幅なコスト削減が期待できるのよ。
契約締結までの期間も短縮できそうですよね。
良いところに気づいたわね。
紙の契約書に相手が署名して戻してもらうのに12日間かかったのが、わずか2日になった、という例もあるわ。
さすが、クラウド。予め契約内容を合意さえしておけば、契約自体は数分レベルで契約出来ちゃいますしね。
運用面はどうなんですか？
これを見て！
電子サインの処理は、非常にシンプル、メールとブラウザだけで処理も簡潔よ。
署名の依頼者は、電子サインが必要な書類をアップロードし、署名依頼メールを送るだけ。お客様や取引先など署名者は、いつでもどこでもどんなデバイスからでも、メールに記載されたURLにリンクして、署名が可能なの。
でも、クラウドだと本当に本人が署名しているか見えないし、なりすましの心配はないんですか？
署名者本人が当事者かどうかは、電子メールアドレスの他、パスワードや電話番号などを組み合わせた2要素認証によって担保できるの。
それと署名手続き後の改ざんもしっかり防止されているみたいですね。
そうよ。法的有効性もバッチリ保証されているわ。
それに、署名済み契約書の保管は、クラウド上で容量は無制限、検索も簡単、作業履歴が記録され、いつ誰が何をしたかを即座に確認可能よ。
紙の場合はタグをつけて倉庫に保管し、探したり抜き出してくる手間も必要だから、これは楽になりますね。
例えば人材派遣業などは、膨大な雇用契約書があるけど、監査で、契約書が見つからなかったり間違いで廃棄されてたなんてこともあるらしいわ。
電子サインならコンプライアンス的な観点でもデメリット回避になるんですね。
あと、契約の電子データは会社法上、10年間等、長期保管の必要があるから注意が必要ね。10年後に参照した時に文字が化けてしまっているといった場合は改ざんと同じ扱いになってしまう可能性があるの。
えっ、そんなに長期間保証できるんですか？
サインベンダーの中でAdobeだけが、10年後でも耐えうるISO規格に則った質の高いPDFを生成できるから大丈夫！
さすが！PDF表示するためのソフトウェアを持っているAdobeならではですね。
それから、Adobe Acrobat Signは日本国内にデータセンターがあるからこれもお客様の安心材料ね。国外にデータが自動で保管されてしまう心配は無いのよ。
銀行とか中央省庁とか官公庁とかは海外のデータセンターだと、提案段階ではじかれてしまうって聞いたことあります。
最後に超ポイントよ！
新たに専用システムを構築する必要が無く、お客様が既にお使いのシステムやアプリケーションに追加・統合できるのよ。
使い慣れた環境で社内業務から対外的なやり取りまでを一気通貫で電子化することにより、ワークフロー改善や業務効率アップにつながるの。
アプリケーション系やワークフロー系、ドキュメント自動保管するソリューションなんかと連携できるんですね。
Adobe Acrobat Signには、コネクターというものが用意されていて、このコネクターを使うとコーディング不要・設定だけでシステム連携が可能なの。シームレスに開発無しに連携できる業務ソリューション・アプリは今後も拡充していく予定よ。
お客様の業務全体のデジタル化をトータルで推進できるんですね。
Ｂ社さんや他のお客様にもどんどん提案できそうです。
Adobe Acrobat Signは契約書の数が多い業種、人材サービス業が先行していて、製薬業、金融、サ―ビス業、IT系も多いから、悦男くんのお客様の中でも優先順位をつけて提案してね。
それとNECのPartner's ORIONプロジェクトなら、提案に必要な情報・ノウハウが揃っているから、チェック忘れないでね。
Adobe Acrobat Sign
Adobe社が提供する「Adobe Acrobat Sign」は幅広い法的要件に準拠し、世界で実績豊富な電子サインサービスです。Adobe Acrobat Signを使えば、捺印のための出社や紙のやり取りにかかる無駄な時間、コストの削減を実現できます。
そういうことか！Partner’sORION！今すぐチェックします！
そうそう！もうすぐＧＷね！
今年は、パリよ！
え？！今は無理なんじゃ・・・
バーチャル旅行、申し込んでみたの。
オンラインで、現地の人が日本語でガイドしてくれるのよ。
色んなことトライする直美さんってやっぱオモシロイ。
イケメンだといいなぁ。
・・・・・。
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