第31回：OPTiM Contract
おっとり甘えん坊な後輩”悦男くん”（23歳）と、元気で物知りな先輩”直美さん”（28歳）の会話から、ＮＥＣのSMBマーケット向けソリューション群 『Partner's ORION』の各ソリューションについて、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます！
直美さーん！B社で5年前に入れたサーバ・パソコンの更新案件があるんですけど、前回の契約書がみつからないです・・・！
前任者はすでに退職しているし、お客様に聞くわけにはいかないし・・・。あー困った！
そうなのよ！契約書の管理は紙ベースだし、支店ごとに管理しているけどそれぞれのルールも微妙に違っているのよね。
きちんと管理していない営業もいるから・・・。
最近は電子ファイルでの契約書のやり取りも少しずつ増えていますし、今後は電帳法の大幅改正で電子契約にも対応しなきゃいけないし・・・。
いろんな契約書の形態があって管理が大変です！
契約書管理って本当に面倒よね。紹介の手間や引継ぎ漏れ以外にも、契約書データの入力の手間なんかもあるし。
でも知ってる？そういった契約書管理に関する悩みを一気に解決するサービスが、最近NECからリリースされたそうよ！
え、なんですかそれ？！教えて下さい、直美さん！
仕方ないわね。じゃあ今回は、AIによるクラウド契約書管理サービス「OPTiM Contract」について、おしえてあ・げ・る！
「OPTiM Contract」は、WordやPDFなどの契約書をクラウドにアップロードするだけで、AIが契約書管理に必要な情報を自動で抽出し、一元的に管理してくれるの！
しかも、契約書に記載されたすべての文言を対象とした全文検索ができるのよ。
他の文書管理/契約書管理サービスでは非対応の場合が多い全文検索を活用することで、簡単に、そして正確にファイルを検索できるのよ！
すごい！これがあれば、契約書の内容をデータ入力する手間も、契約書情報を探す手間もなくなりますね！
契約終了前には、契約担当者とその上長にサービス画面とメールでアラート通知が届くから、契約の更新漏れもなくなるわ！
でも契約って、契約書自体だけじゃなくて、提案書や取引関連資料などもすぐに見られるようにしておく必要がありますよね・・・？
それも心配ないわ！OPTiM Contractでは、1契約書ファイルにつき、10ファイルまで関連資料を紐づけ可能なの。
なるほど！
契約書ファイルの閲覧・編集権限は、組織やファイルごとに詳細設定が可能だから、個人情報管理の面でも安心よ。
契約書は個人情報の塊ですもんね。権限付与の詳細設定は必須です！
でもきっとこれらは、電子データとしてやりとりしたものだけですよね？紙の契約書データは結局手作業で管理かあ～・・・。
ちょっとちょっと悦男くん。早とちりは禁物よ！！
OPTiM ContractではOCR処理を施すから、紙の契約書のスキャンデータでもAI解析に対応可能なのよ！
え～？！そうなんですか？！
手書き文字でも、ゴム印でも、低解像度でも、全て問題なく読み取り可能だそうよ！
す、すごい・・・。これなら、電子データの契約書とも一緒に管理できますね！
それだけじゃないわ！実は・・・、電子ファイルだけでなく、電子契約にも対応しているの！
え？！電子契約まで？！
電子契約は取引相手によって利用するサービスが違うから、複数の電子契約サービスに契約書が保管されるケースが多く、契約書捜索の負荷が高いとされてきたの。
でもOPTiM Contractを使えば、国内の主要な電子契約サービス、Adobe Sign / CLOUDSIGN / GMOサイン といったサービスとの連携で、紙の契約書も含めて、複数の電子契約サービスを一元的に管理できるのよ。
たしかに最近、少しずつ電子契約が増えてきたけれど、管理が大変です・・・。
でしょう？電子契約は、恐らくこれからどんどん増えていくから、こういった契約書管理ツールが必ず必要になってくるわ！
さらにOPTiM Contractは、 2022年1月の電帳法（電子帳簿保存法）の大幅改正にも対応予定だから安心なの！
電帳法か・・・。僕もあまり良くわかっていないけど、今回の電帳法の改正はこれまでとは異なり、”ほぼ全ての企業が影響を受ける改正”だと聞きました。
そうよ。すごく簡単に言えば、電子取引データを紙に印刷して保存することができなくなったの。
電子取引データを保存しておくには、真正性の担保と検索機能要件を満たす必要があるのだけれど、そういった要件に対応した上で、JIIMAの「電子取引ソフト」認証を取得予定よ。
JIIMAの認証があれば、電帳法を深く理解できていなくても安心して使えますね！
そういうこと！
まとめると、OPTiM Contractを導入することで、様々な形態の契約書を一元的に管理ができて、契約書管理に伴う業務負荷とコストを大幅に削減できるのよ！
じゃあ悦男くん、一度おさらいしてみて！
まずは、契約書に関するデータを統合的に管理できるから、担当者変更や退職などによる既存契約の引継ぎ漏れを防止できますね！
更新漏れのような人為的ミスを防止できるわね。
データを自動で抽出・登録してくれるから、管理システムへのデータ入力の手間もなくなります！
あの面倒な作業がなくなると思うと、私も早く使いたいわ・・・。
検索機能も優秀だから、契約書を探す手間もなくなりますね！
紙でも、電子ファイルでも、電子契約でも、検索できるっていうのは、魅力的すぎる！
しかも、電帳法の改正にも対応予定だから、安心して使える！
その通り！
OPTiM Contractがあれば、誰でも簡単に手間をかけず、契約書管理ができますね！
素晴らしい！悦男くんも、OPTiM Contractも、どちらも素晴らしいわ！
ありがとうございます！
NECのPartner's ORIONなら、提案に必要な情報・ノウハウが揃っているから、こちらのチェックも忘れないでね。
OPTiM Contract
AIを活用した契約書管理ソリューション「OPTiM Contract」なら、クラウドでセキュアに契約書を一元管理。契約書管理における引継ぎ・更新漏れを防止し、契約書を探す手間をなくします。もちろん、電帳法の改正にも対応予定です。
よ～し、さっそく勉強して完璧にするぞ！
それはそうと悦男くん、契約書は見つかりそうなの？
あっ・・・！そのこと、すっかり忘れていました・・・。今日は予定があるから、残業なんてできないのに・・・。
あら、何するの？
最近生まれた姪っ子へのプレゼントを買いに行きます！
コロナでなかなか会えなくて、お正月に初めて直接会うんです！楽しみだなあ～・・・。
あら、それは楽しみね！買うものの目星はつけてるの？
ハイ！
ベビー服にぬいぐるみ、フード付きのバスタオルと、よだれかけ…。
もちろんお花とケーキも買わなきゃですし、あとは～…
ちょ、ちょっとまって？！どれだけ買うつもりなの・・・？
え？そうですね～…。あんまり考えてはいなかったですが、10万ぐらいまでならオッケーかなって思っています！
さ、さすがに使いすぎじゃ・・・。
姪っ子でこれなら、自分に子どもができたときどうなっちゃうのかしら・・・。
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