第46回：書類の電子化コンサルティングサービス（電帳法対応の”現状課題”を解決）
おっとり甘えん坊な後輩”悦男くん”（23歳）と、元気で物知りな先輩”直美さん”（28歳）の会話から、ＮＥＣのSMBマーケット向けソリューション群 『Partner's ORION』の各ソリューションについて、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます！
あ～、大変だぁ～
いったい、どうしたのよ、悦男君
なっ、直美さん、助けてください！
電子帳簿保存法絡みの業務が、想定以上に負荷が多くて、そのせいで残業時間が増えちゃって困ってる！
どうにかならないかって、〇×社さんから相談されちゃって・・・・
確か、〇×社さんは、電帳存法の宥恕期間の終了前、昨年中には、運用体制を整えてたわよね？
そうなんです。僕も安心してたんですけど、今年から本格的に「電子取引の電子保存義務化」の運用がスタートして、蓋を開けて見たら、課題がどんどん出て来ちゃったみたいです。
それは大変！私達営業が、しっかり寄り添ってお客様の業務効率化を推進しなくちゃね！
じゃぁ、電帳法対応でどんな悩みが出てくるか、まずは整理しよっか。
おさらいも含めて「電帳法とは」から。もう”耳にタコ”とは思うけど。
電帳法は、電子で授受したデータ、例えば、メールや電子契約サービスで受け取った見積書や契約書などの文書データを紙にプリントアウトして保存することが、税務上、認められなくなったんですよね。
そう、大正解！今年からは全ての企業に本格的に対応必須になったから、
課題をそのままにして、後回しにすると、後々もっと大変なことになるわね。
じゃぁ、一般的にどんな課題があるか、早速見てみましょう！
「ひとまず体制を整えても新たな問題や気付いていないリスクが生じている」、この課題は、運用を開始した多くの企業が、これから直面していくと思うわ。
そうですよね。〇×社さんも、電帳法の「検索性要件」を確保するのに、ファイル名の命名規則決めや、Excelの管理台帳を用意したけど、当初想定していた以上に入力が面倒で、メッチャ工数増えちゃったそうです。
実務面での業務負荷もだけど、法令面での対応漏れリスクも怖いわね。
それと、導入システムの法対応範囲では自社の全業務をカバーしきれていないケースもあるそうよ。
新たなシステムを導入してたら、安心という訳でもないんですね。
システムを使っているお客様にも課題が無いか確認しなきゃっ！
それから、近年、インタ―ネットで何でも調べられるから、自社で対応を試みたものの、他社の個別具体的な課題や業務に関しては、情報取集できないから、結局、試行錯誤を重ねて苦労することになるのよね。
自力で取りあえず電帳法対応したとしても、やっぱりリスクはありますよね。
あと、１つの書類に複数部署や人が関わることも、ザラにあるから、運用ルールも横断的に検討する必要もあるわね。
色んな課題のパターンがあって、ケースに応じた改善提案しなきゃだけど、でも、できるかなぁ・・・。なんかものすごく不安になってきちゃった！
それなら、「書類の電子化コンサルティングサ－ビス」の検討も
選択肢の１つよ。
あっ、以前教えてもらいましたよね？
ん？あれれ？
仕方がないわねー。
書類の電子化コンサルティングサ－ビスは、NECのサービスよ。
電子帳簿保存法への対応はもちろん、お客様文書の診断から業務フロー・社内管理体制の設計までをサポートするサービスなの。
一口にペーパレス化と言っても、実際、しっかり法改正に沿ってデジタル化へ対応することは、特に人出不足が慢性化している中小企業には、相当なハードルよ。
新たなシステムを導入するにしても、IT人材不足や、そもそも情シス専任がいない、なんて企業もザラですもんね。
そんな場合に、書類の電子化コンサルティングサ－ビスならこんな価値を提供できるのよ。
実際、会社によって状況は様々だけど、主なポイントは4つよ。
「税法上のリスク低減」「情報収集の手間の削減」「部署横断での体制整備」「部署横断での体制整備」が見込めるの。
これなら、運用していく中で、気づきにくいリスクを回避したり、業務コスト削減ができますね！
自力で書類の電子化が難しい、企業にはピッタリです！
そしてこれが、書類の電子化コンサルティングサービスで構築する流れよ。
まず、「キックオフ」でコンサルの進め方を共有するとこから始めるんですね！
そう、それから「現状分析」では、文書・業務・法令対応の分析、保存システムの確認を行い、課題とこれから導入する理想の姿とのギャップを把握した上で、文書分類/システム別の保管フロー整理・規定類の作成をサポートする流れよ。
そして、これがコンサルティングフローの詳細のイメージよ。
ひゃぁ～。
これ程多くの工程を自社で分析し、整備・設計していくのは困難ですよね。
これだけでも、本サービスを利用する価値がよくわかります！
関連サービスも充実してるのよ。
自社主導で書類の電子化について進めてみたものの、法令対応や運用設計で不安があるお客様に対しては3か月間専門化に相談ができる「書類の電子化アドバイザリーサービス」もあるの。
それと、AIで管理台帳を自動作成して管理 できる「OPTiM 電子帳簿保存」や導入も法対応も安心な「 電子契約管理スターターパック」も関連サービスとしてあるのよ。
お客様の課題・ニーズに併せて、チョイスしたり組み合わせたりして提案できそうですね。
ゼロから電子化スタートまでを４か月で実現した「株式会社USENテクノサービス様」の導入事例もしっかり見ておいてね。
それと、NECのPartner's ORIONプロジェクトなら、提案に必要なツール類など、ノウハウが揃っているから、こちらも忘れずチェックしてね。
書類の電子化コンサルティングサービス
専門士業の知見に基づき、電子化可能な書類の分類・選定からシステム要件のチェック、書類保管の仕組みづくり、業務フローの設計までコンサルティング。電帳法など関連する法令に則った書類の電子化を支援し、ペーパレス・化業務改善をスムーズに推し進め、企業のDXを加速します。
今日はここまでね。今から、ランニング行くの。
ちょっと重量オーバー気味だから、ダイエットよ。
えーっ！まだ寒いのに頑張りますね！
直美さんにしては、珍しく
走った後のビールは最高ヨ♪
ダイエットじゃないんですかね。。。
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